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北京拓展训练分享-时间管理
时间管理 时间管理的回顾适用范围较广 1、可用于团队合作项目未成功的情况下。问:这个项目我们的目标是否很难达到?40分钟的时间够不够长?(无论答案是什么都说明时间管理做...
时间管理
时间管理的回顾适用范围较广
1、 可用于团队合作项目未成功的情况下。问:这个项目我们的目标是否很难达到?40分钟的时间够不够长?(无论答案是什么都说明时间管理做得不够好)
2、 引申:平时大家的工作是否紧张?工作和生活的计划是否都能如期完成?有没有遗漏掉一些重要的事情?你承诺的事情是否都能兑现?
3、 平时你的生活状态是怎样的?(游刃有余/急急火火/无所适从/手足无措/后悔不迭……)
理论:
1、 时间管理象限∶(如何合理安排时间)
 
我们把所有事情按照两个纬度——重要和紧急分成四类:I代表既重要又紧急的;II代表重要但不紧急的;III代表紧急但不重要的;IV代表既不紧急又不重要的。
问:大家认为当我们面对这样四类事情时,最先要处理的是哪一类?——I。
而在最理想的状态下,我们应该在哪类事情上占用最多的时间呢?——II
理论解释:针对每个象限,问学员如果你做得都是这样的事情,你会有什么感觉?答案会很明显。第三象限的事情,不管它看起来有多紧急,但对于你工作绩效的达成或团队目标的达成影响不大,如果有时间,可以做这些事。如果没时间,可以先放一边或交给下属去做。第四象限的事情很明显,不应该是我们关注的重点。如果第一象限的事情占用我们很多时间,大家会觉得身心疲惫,压力过大……(来自学员上述答案),有很多负面影响。所以最理想的状态是第二象限的事情占最多时间。日本调查显示,如果第二象限的事情占用60%-65%的时间,则是好的生活状态。这个结论并不是说第一象限的事情不该做,相反,第一象限的事情要先处理掉,因为它是至关重要的,甚至是生死攸关的。所以,应该尽快妥善处理完第一象限的事情,将自己调整到最佳状态。但是如果我们不及时处理第二象限的事情,会出现什么样的结果?第二象限转变到第一象限。
用好这一理论的基础是:我们首先要准确的将所有事情归入相应象限,即以重要性和紧急性两个标准对事情作准确判断。需要注意,同样的事情,处在不同位置的人、在不同的时间和条件下,判断会不同。(可联系换位思考或合作)
回顾时注意:不能只枯燥地讲理论,最好首先联系项目中的任务和项目进行过程中的情景(如孤岛)进行分析(如分别举出每个象限的例子)。后便可过渡到实际工作中的例子,结合参训人员的职位和工作内容进行分析。让学员多谈一谈自己感兴趣的实例,培训师进行总结。
 
2、 大石头理论∶(结合时间管理象限讲述)
教授的实验:将一些鹅卵石放满一个玻璃容器,问学生:是否还放得进别的东西?学生回答:不行。教授抓起一把小石子,轻松放入。再问,大多数学生仍然回答不行。这次教授放入沙子。再问,有的学生回答还能在容纳别的东西。教授最终倒进了一些水,将容器完全填满。
 
理论引申:假设容器是你所拥有的全部时间,自鹅卵石到水分别代表不同重要程度的事情。那么这个实验给我们的启示就是:先做重要的事,剩余的时间用来做琐碎的、不太重要的事。而如果开始我们就往容器里倒水,结果会是其他东西都容不下了。
水还可用来代表处理时间可以有弹性的事。
 
回顾时注意:尽量结合项目实际来讲。也可引申到计划和行动的相互关系理论。(分清自己的鹅卵石和水,给自己制定一个计划,不要盲目行动)
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